Proiecte şi project management

Despre proiecte ştim că sunt niste chestii temporare, care în general se termina nu atunci cand decide cineva (indiferent cine e) că trebuie să se termine, ci atunci când vor ele (proiectele); şi că nici rezultatul lor nu este aşa cum se credea sau se intenţiona la inceput; si inca ceva, costă mai mult decât am crezut dar acceptam asta cu voiosie; la sfârşit, toata lumea rasufla usurata ("bine ca s-a terminat inainte sa innebunim cu totii"), şi sărbatoreşte atata vreme cât compania este inca in viata, clientul este relativ multumit (chiar dacă, in timp ce aparent zambeste satisfacut ciocnind paharul cu sampanie la petrecerea de intrare in functiune, in gand isi spune ceva de genul „Al dracu’ care o mai lucra cu astia in viata lui!”) .

Al doilea (managementul de proiect) este cava care incepe cam aşa: se aproba că se face un proiect, cineva e numit project manager (de regulă cel care pare cel mai putin ocupat, cel care s-a intors de la un curs in domeniul proiectelor sau- nu rar- cel care trebuie compromis), acesta trebuie să facă un plan sau măcar un document de organizare, document pe care, de obicei, i-l aproba toata lumea (ca te considera de la inceput un PM si doar nu or sa te contrazica, tu stii cel mai bine ce e de facut, asa zic toti).

Apoi, grabit, ca termenul e foarte scurt, faci o echipa şi incepi sa lucrezi la cerintele proiectului: se ia un template de cerinte si un analist de business si se incepe scrisul cu clientul si alte persoane interesate care de regula habar n-au de subiect. Cand se termina cu scrisul la chestia asta (si tu deja ai revazut-o de o mie de ori pana cand nu mai esti sigur care varianta era cea mai buna) dai acest document la mai toata lumea pe care o cunoşti in companie, si le ceri parerea in calitate de stakeholderi importanti, de obicei intr-un mail foarte atent elaborat.

Parerile vin intr-un timp de cel putin doua ori mai mare decat stabilesti tu initial si cand vin sunt foarte diferite: unii (cei care de fapt nu il citesc, dar te simpatizeaza) or sa spuna ca e un document excelent, perfect, si ca nu au nimic de adaugat; altii (cei care vor sa para supraocupati) spun că nu ii priveste, ca deja au colegi din departamentul lor in proiectul tau iar altii (cei cărora le e teamă că ai putea să le-o iei înainte daca iese bine) spun ca tot documentul e o mizerie si ca nu ar trebui sa fii lasat sa mai încerci să scrii nimic in continuare, nici tu, nici echipa ta, cerând şi sancţiuni grele pentru tine şi toţi cei care au revizuit documentul. Acestia din urma nu or sa-ti spuna tie in fata sau pe mail, ci direct managerului tau, care o sa le explice, cu ocazia unei şedinţe speciale, că el (managerul) stie ca au dreptate dar, momentan, nu exista altcineva disponibil pentru ca ei, cei competenţi, reclamangii adica, sunt prea ocupati cu revizuirea unor astfel de documente ca să mai şi conducă proiecte.

În fine, dupa ce, cu chiu cu vai, ai terminat (credeai tu!) cu cerintele si ai inceput sa scrii (de obicei cu ajutorul unui furnizor extern cu care nu ai nici un contract dar despre care se stie ca el o sa faca proiectul) la specificatii functionale, dupa asta, deci, incep sa vina spre tine tot felul de alte cerinte neaoşe despre care toata lumea o sa sustina ca ei ti le-au mai spus de zeci de ori, dar tu, catâr cum esti, nu le-ai luat in seama, ba mai mult, i-ai mai şi trimis ironic la studiu sau la muncă. Te aştepţi ca managerul (sponsorul adica) să le explice, ca şi tine, că e cam târziu, când afli că „ce mare brânză cu cerinţele astea, poţi să le prinzi, că dacă nu facem asta acum, cine ştie când mai apucăm?...Şi încă ceva, fii şi tu mai maleabil, învaţă să lucrezi cu oamenii, sunt foarte valoroşi şi au idei stralucitoare, trebuie să mai asculţi şi tu şi alte opinii, nu deţii tu adevărul absolut”. Asta e, zici tu blestemand ziua in care ai acceptat proiectul asta, are dreptate, şi te gândeşti că, dată fiind situaţia, o să se accepte o extindere a duratei de execuţie, pentru care şi pregăteşti o modificare a planului. Dar, bineinteles ca "nu se poate!" deşi era evident de la inceput că termenul iniţial nu mai poate fi atins decât în vise. Modifici deci cerinţele, apar şi unele noi, super- tehnice, băgate pe şest, de obicei neclare şi pe care tu nu le înţelegi, de fapt o parte din cei care le propun nu le inteleg iar o alta parte nu le vor, nu e clar nici daca sunt binevenite nici cine le va urmari implementarea, dar sună frumos; cel mai probabil tu o sa te ocupi si de astea.

OK, te împaci cu ideea şi pe cand lucrezi la specificaţii, se schimba ceva radical in baza legala si ca atare se schimba o cerinta importanta. Schimbi totul aşa cum trebuie, cand, fara veste, se descopera că unele ipoteze, considerate iniţial corecte şi pe care te-ai bazat când ai început planificarea, ei bine, nu mai sunt valabile. Şi nu numai că nu mai sunt valabile dar nici nu se mai cunoaşte care e noua ipoteză, cea adevărată iar cel care se presupune ca stia e ori in concediu ori a plecat din firma. În acest moment, un mare specialist (cel care definise ipotezele) care anterior declarase sus si tare, că în afara lui, toţi cei din proiect sunt pe dinafara rau de tot si ca fara el am fi cu totii morti de mult, te aştepţi să aibă un moment de „mea culpa” pe care te pregăteşti să îl accepţi si sa-l savurezi. În schimb, auzi cum dă vina pe cel care a plecat din firmă de mult şi, auzi al dracului, i-a dat informaţii false, ceea ce a generat confuzia; dar te asigură că totul se va rezolva, o sa afle el cum stă situaţia de fapt, fără să pomenească însă când va face asta. Prin cap iti trec tot felul de cuvinte grele si tot ce-ai vrea ar fi ca respectivul sa se dizolve pentru totdeauna dar te trezeşti că spui zâmbind cu totul altceva, aşa cum citisei mai demult într-un manual, să nu demobilizezi echipa: „OK, avem o problemă, orice proiect are, nu-i asa?, trebuie să o rezolvăm, suntem o echipă adevărată...am trecut noi prin chestii mult mai nasoale....Deci, când crezi că poţi să termini analiza problemei şi să imi dai un rezultat?”.

Afli imediat că, momentan omul a epuizat timpul alocat proiectului tău şi că dacă vrei, ar putea să facă "over time", toate astea spuse pe un ton de parcă l-ai adus de acasă, din somn, noaptea, fără să îl anunţi dinainte... Cum ştiai că ai prins în buget şi bani de extra time, accepţi pe loc, dar asta nu rezolva problema pentru că la următoare întâlnire cu sponsorul, afli că, deşi s-a promis iniţial, orele suplimentare nu se plătesc- „doar n-o să ne urcăm compania în cap, nu?”- dar că o sa se dea un bonus de succes, eventual la sfârşitul proiectului; chestia asta îţi erodează din credibilitate, în faţa celui pe care credeai că l-ai indatorat dupa ce l-ai prins cu treaba nefăcută... Ce să faci, te dai cu ceilalţi şi explici că dacă era după tine s-ar fi platit totul după efort, dar nu depinde de tine, asta e... Deşi proiectul nu stă tocmai bine, la auzul unei astfel de veşti, toată echipa – inclusiv cei care nu făcuseră ore suplimentare şi nici cu munca nu se omorâsera în general- toţi iau o faţă de înmormântare şi cuvinte ca: „imi bag picioarele în el de proiect” şi „cine dracu m-a pus să am încredere în ăştia?” se aud printre dinţi. Problema tehnică a fost deja uitată şi lumea sparge uşa la patru jumate iar tu rămâi noaptea ca să înţelegi ce nu credeai că trebuie să înţelegi şi să faci mai multe treburi decât credeai la început.

Până la urmă se termină şi specificaţiile astea nenorocite, sunt aprobate de toţi, ştie toată lumea că sunt multe zone necunoscute dar se aşteaptă ca furnizorul să le poată umple, ceea ce se va şi întâmpla până la urmă. Numai că opţiunile pe care le credeai deja finale sunt contestate din nou de client care acum a inceput sa citeasca cerintele pe care le semnase ca fiind OK acum patru luni. Faci tot ce ştii ca să îl calmezi pe furnizor ca să nu te factureze suplimentar pentru schimbările care tot vin (atunci când vin, pentru că de obicei nu vine o decizie ci doar ideea că asa cum e nu e bine) şi scapi de cheltuieli suplimentare după ce îţi iei angajamentul că nu se mai schimbă nimic de acum înainte.

În fine, după ce se schimbă totuşi unele lucruri importante, pentru ca în final să se constate că la început era mai bine, (şi toată lumea admite, ca pe o fatalitate, că până nu treci prin tot procesul nu ai de unde să ştii cum e mai bine...) primim un produs, un sistem care, spre surprinderea generală, merge. Bine, nu e complet-complet şi unele din funcţionalităţi sunt cam juma-juma, dar atât cât e, merge.
Urmează ceva dispute în interiorul echipei proiectului (despre cine testează unele aspecte tehnice, business-ul sau IT-ul? Bineînţeles că se decide, după lungi discuţii că business-ul!) dar şi între echipa proiectului şi furnizor, fiecare argumentând că a înţeles din specificaţii altceva decat celalalt, discuţii care se termină cu concluzia că toată lumea are dreptate; dar ca să fie aşa cum credeati voi că a înţeles furnizorul şi nu aşa cum a crezut furnizorul că vreti voi, trebuie timp, veste la aflarea căreia sponsorul nu rezistă tentaţiei de a te face din nou de cacao, de obicei în faţa echipei tale, ocazie cu care pierzi şi ultima rămăşită de autoritate chiar şi formală. Treci peste asta, pentru că nu e prima data când se întâmplă, relaţii mai rele cu echipa decât cele pe care ai oricum nu pot să existe, dar admiti ca ar fi fost mult mai rău dacă portul de arma ar fi fost liber.

După săptămâni de testari repetate care te fac şi mai impopular, accepţi concluzia că produsul livrat este conform cu specificaţiile. Acestea între timp s-au modificat de par a fi fost scrise pentru un alt produs iar documentaţia s-a extins cu sute de comentarii aparent contradictorii sau redundante.

Te trezeşti brusc că nu mai ai echipă ca să refacă documentele, tocmai ti-a fost luată; echipa ta (fosta) aşteaptă un bonus şi un Go Live party, fericită că a participat la un mare succes, pregatind acum un alt proiect care, cu voia lui Dumnezeu, va începe în curând, dacă se va lua o decizie; până atunci te admiră pe tine, fostul lor manager, cum te zbaţi.

Zici că – devreme ce ai ramas singur cu proiectul - e timpul să-l livrezi formal şi chiar încerci să o faci dar rămâi legat de el: cei care ar trebui să înveţe să administreze sistemul nou creat nu au timp sau nu pot, sunt fie în concedii, fie prinşi în alte chestii mult mai importante, şi nu te lasă inima să-l laşi (pe el, sistemul)- baltă. Între timp, primeşti şi răspunzi tot timpul la întrebări de la toată lumea şi ai învăţat toate documentele proiectului pe de rost. Pe măsură ce întrebările se înmulţesc şi clienţii sunt tot mai dornici de informaţie, cum toata lumea în companie ştie că proiectul a fost finalizat şi ca atare nu este clar daca mai ai ce face, incepi sa primeşti şi alte sarcini, pe măsura talentului tău, evident neutilizat integral. Multumeşti pentru încrederea acordată şi te duci la balamuc. Sfârşit de proiect.

Nota:

Cine descopera mai mult de 127 de greseli de management de proiect in aceasta schita are tot respectul. Cine nu descopera- la fel!